Hyppää sivun sisältöön Hyppää sivuston valikkoon

Työnhakijana tai työntekijänä Kymsotessa

Rekisteröidyn informointi

1.    Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja

-         henkilöstötietojärjestelmä SAP; henkilöstöluettelon ylläpito mm. työsuhteen ylläpitoon, palkanmaksuun, henkilöstön koulutukseen sekä tiedottamiseen, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan sekä tiedolla johtamiseen.

-          kameravalvonta (palveluna) omaisuuden suojelua, työntekijöihin ja asiakkaisiin kohdistuvan väkivallan tai turvallisuuden ilmeisen uhkan ehkäisyä varten

Tietojen käsittely perustuu virka- ja työehtosopimuksiin sekä työntekijää/viranhaltijaa koskeviin lakeihin ja asetuksiin kuten:

·         Työsopimuslaki

·         Laki kunnallisesta viranhaltijasta

·         Julkisten alojen eläkelain voimaanpanolaki

·         Työaikalaki

·         Vuosilomalaki

·         Työterveyshuoltolaki

·         Sairausvakuutuslaki

·         Nimikirjalaki

·         Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä

·         Asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä

·         Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä

·         Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa

·         Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta

·         Yhdenvertaisuuslaki

·         Työtapaturma- ja ammattitautilaki

·         Työturvallisuuslaki

·         Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta

·         Opintovapaalaki opintovapaa-asetus

·         Vuorotteluvapaalaki

·         Laki yksityisyyden suojasta työelämässä

·         Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta

·         Hallintolaki

·         Kuntalaki

·         EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki

·         Arkistolaki

 

2.    Millaisia tietoja saamme ja keräämme

-          Henkilöstötietojärjestelmä SAP, henkilötiedot henkilötunnuksineen, osoitteineen, pankkiyhteystiedot, koulutus- ja osaamistiedot, työkokemus, poissaolot. Pääsääntöisesti annat nämä tiedot meille itse itsestäsi mutta myös esimies ja Kymsoten henkilöstöpalvelut voivat tallentaa sinua koskevia tietoja palvelusuhteesi aikana.

-          Kameravalvontajärjestelmä; kameratallenteet

3.    Kuinka kauan tietoja säilytetään

-          henkilöstötietojärjestelmä SAP: vähintään lainsäädännön edellyttämän ajan, yleensä toistaiseksi

-          kameratallenteet: 2-4 viikon ajan

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on potilas- ja asiakastietoihisi (henkilötieto) liittyen. Löydät tietoa myös Tietosuojavaltuutetun sivuilta https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän henkilöllisyys.

Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan

-        saada pääsy tietoihin

-        oikaista tietoja

-        poistaa tiedot

-        rajoittaa tietojen käsittelyä

-        siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöihin (ks..8. Keneltä voin kysyä lisätietoja).

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Kymsotessa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina potilas- ja asiakasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti toimipisteessä, jossa asioit tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi:

1.Henkilökohtaisesti paikan päällä

-        Jos haluat tarkastaa tietosi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, ole yhteydessä henkilöstöhallintoon.

2.Toimittamalla

-        Valmiin lomakkeen, tai vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

Omien potilasasiakirjojen tilauslomake löytyy myös sähköisestä asiointipalvelusta (https://www.hyvis.fi/web/kymenlaakso)

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Rekisterinpitäjä voi rajoittaa tarkastusoikeuttasi sellaisten sinusta kerättyjen tietojen osalta joiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa terveydellesi tai hoidollesi tai sinun tai jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että niiden antamista rajoitetaan, saat muut tiedot. Rekisterinpitäjän tulee antaa tarkastusoikeutesi rajoittamisen syy kirjallisesti.   

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit vaihtoehtoisesti

- Esittää pyyntösi postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

 toimittamalla määrämuotoisen tai vapaamuotoisen, kirjallisen, pyynnön, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanantarkasti.

Asiakkaan vaatiessa potilas- tai asiakasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioidaan onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon tai asian hoidon kannalta tarpeellisia.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt kieltäytymiseen.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Henkilötietojesi käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi:

- Jos kiistät sinusta kerättyjen henkilötietojen paikkansapitävyyden tulee, henkilötietojesi käsittelyä rajoittaa näiden tietojen osalta ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

- Henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Et siis voi vaatia kaikkia potilas- tai asiakastietojasi kokonaan poistettavaksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilötietojesi käsittely perustuu laissa määriteltyjen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antamiseen sinulle, kun olet Kymsoten asiakkaana. Kun henkilötietoja käsitellään laissa säädetyn tehtävän toteuttamiseksi, et voi vaatia tietoja siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Mikäli siirryt toisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan asiakkaaksi, on tällä organisaatiolla laissa määritelty oikeus suostumuksellasi saada sinusta Kymsotessa kerättyjä tietoja palvelusi toteuttamiseksi.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelyä koskevasta tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.  Ilmoitamme tällaisesta tietoturvaloukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa asiasi tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä mielestäsi rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti

https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi):

Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

Oikeus potilas- ja asiakasrekisterin käyttölokitietoihin

Sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Oikeus näihin ns. käyttö- ja luovutuslokitietoihin on henkilökohtainen.

Mikäli haluat saada käyttö- ja luovutuslokitietosi sinua koskevien sosiaalihuollon ja / tai terveydenhuollon tietojen käsittelystä, tulee sinun tehdä pyyntö

sähköisen asioinnin kautta (https://www.hyvis.fi/web/kymenlaakso)

- lähettää määrämuotoinen tai vapaamuotoinen pyyntö Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi

-          Työterveydelle siirrämme työntekijöidemme perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, ammatti, työyksikkö, palveluyksikkö) henkilöstön lakisääteisten työterveyspalvelujen hoitamista varten,

-          pankeille siirrämme maksatustiedot suorasiirtona palkanmaksujärjestelmästämme

-          ammattijärjestöille siirrämme tiedot perityistä jäsenmaksuista niiden työntekijöiden osalta, jotka ovat antaneet valtakirjan ay-maksun perimiseksi palkasta,

-          veroviranomaisille siirrämme tiedot toimitetuista ennakonpidätyksistä,

-          tilastokeskukselle toimitamme henkilö- ja palvelussuhde sekä palkkatiedot eri tilastopyynnöissä tilastolain velvoitteiden mukaisesti,

-          kunnalliselle eläkevakuuttajalle toimitamme eläkeperustiedot neljännesvuosittain sekä alkaneet ja päättyneet palvelussuhteet sekä vuosiansiot vuosittain,

-          Kymsoten pääluottamusmiehille toimitamme KT:n luottamusmiessopimuksen mukaiset tiedot viranhaltijoista ja työntekijöistä.

Perustuslaissa ja julkisuuslaissa säädetään julkisuusperiaatteesta. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa säädetä toisin. Työhakemukset liitteineen tulevat julkiseksi sen jälkeen, kun ne ovat saapuneet meille. Annamme työhakemustasi koskevia tietoja kuitenkin vain, jos niitä joku erikseen vaatii. Hakemuksesi saattaa sisältää salassa pidettävää tietoa, kuten tietoja vapaa-ajan harrastuksesta ja perhe-elämästä. Samoin sinulle mahdollisesti suoritettujen soveltuvuustestien tulokset ovat salaisia. Näitä salassa pidettäviä tietoja emme luovuta.  

Toiminnassamme luovutamme henkilötietoja meidän lukuumme käsitteleville tahoille, kuten toimeksiantosopimuksen puitteissa toimiville tarjoajille. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä toiminnassamme ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, valitsemme sopimuskumppanikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.     

6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Pääsääntöisesti rekisteritietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisteritietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain, jos vastaanottavan maan on komission päätöksellä katsottu varmistavan riittävän tietosuojatason tai että siirto toteutetaan yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) mainittuja asianmukaisia suojatoimia soveltaen.

7. Miten suojaamme henkilötietoja

Laajoin teknisin suojausmenetelmin, laajasti vahvan tunnistautumisen käytöllä tietojärjestelmiin kirjauduttaessa, käyttöoikeuksien rajoittamisella vain niille, joilla on työhön liittyvä asiallinen oikeus tietojen käsittelyyn, henkilötietojen käytön valvonnalla

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

HR henkilöstöjohtaja Maija Kaltakari, kameratallenteet turvallisuuspäällikkö Lasse Koste tietosuojavastaava, tietosuoja(a)kymsote.fi

Lisätietoa

Tietosuoja