text.skipToContent text.skipToNavigation

Tietoa rekisteröidylle henkilötietojen käsittelystä

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR eli General Data Protection Regulation) astui voimaan 24.5.2016. Tietosuoja-asetuksen myötä Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän (myöhemmin Kymsote) henkilötietojen käsittelyyn kohdistuu vaikutuksia, joiden myötä kehitämme ja päivitämme henkilötietoihin liittyviä toimintatapoja ja prosessejamme tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaiseksi.

Kansallinen lainsäädäntö ja ohjeistukset muuttuvat koko ajan, joten informaatiota päivitetään jatkuvasti. Rekisteröityjen oikeudet vahvistuivat tietosuoja-asetuksen myötä, mutta jo aiempi henkilötietolaki takasi rekisteröidyille laajat oikeudet.

Palveluiden laadukas tuottaminen, palveluiden suunnittelu sekä niiden seuranta, laskutus ja tilastointi edellyttävät palveluiden käyttäjien henkilötietojen käsittelyä.

Tietoa sinusta kerättävistä henkilötiedoista, henkilötietojen käsittelystä vastaavista ja oikeuksistasi seuraavien palveluiden osalta löydät tältä sivulta:

- Asiakkaana osallisuuden palveluissa
- Asiakkaana terveyden ja ikääntymisen palveluissa
- Työnhakijana tai työntekijänä Kymsotessa
- Asiakkaana Kymsote.fi-sivuston chat-palvelussa
- Asiakkaana Kymsoten asiakaskokemuksen mittauspilotoinnissa

Rekisteröidyt voivat ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan saadakseen neuvoja asioissa, jotka liittyvät heidän henkilötietojensa käsittelyyn tai tietosuoja-asetukseen perustuvien oikeuksien käyttöön. Huomioithan, että tietosuojavastaavalle ei tule lähettää salassa pidettävää tai arkaluonteista henkilötietoa, koska kyse on neuvontapalvelusta.

Yhteydenotot sähköpostitse: tietosuoja(a)kymsote.fi, sähköisen asioinnin kautta.


Asiakkaana sosiaalihuollon palveluissa

Asiakastietosi tallennetaan asiakasrekisteriimme. Asiakastietosi ovat salassa pidettäviä. Henkilötietojen käsittelystä Osallisuuden palveluissa vastaa sosiaalityön palvelujohtaja Anu Salonen.

Tällä sivulla kerromme tarkemmin:

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja
2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme
3. Kuinka kauan tietoja säilytetään
4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on
5. Ketkä vastaanottavat tietojasi
6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
7. Miten suojaamme henkilötietoja
8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon asiakkaan lakisääteisten palvelutehtävien järjestäminen (Tietoa Kymsotesta), suunnittelu, toteutus, tilastointi ja raportointi. Rekisterin tietoja käsitellään sosiaalihuollon henkilötietojen käsittelyä ohjaavien lakien mukaisesti.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
- Sosiaalihuoltolaki 
- Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja Tietosuojalaki
- Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 
- Lastensuojelulaki
- Terveydenhuoltolaki  
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista  
- Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 
- Kansanterveyslaki 
- Arkistolaki  
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 

2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö / omainen / huoltaja). Sosiaalihuoltoon vireille tulleiden asioiden tiedot (hakemukset ja yhteydenotot sekä niiden käsittelytiedot).Palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot (palvelutarpeen arvioinnit), palvelujen suunnittelua koskevat tiedot (asiakas- ja palvelusuunnitelmat), palvelujen järjestämistä koskevat tiedot (päätökset, maksusitoumukset, lausunnot, lähetteet, virka-apupyynnöt), palvelujen toteuttamista koskevat tiedot (toteuttamissuunnitelmat), asiakaskertomusmerkinnät sekä muut asiakasprosesseissa syntyvät asiakirjat.

Tietoja saamme sinulta (asiakas), yhteyshenkilöltäsi, omaiseltasi tai edunvalvojaltasi, Väestörekisterikeskukselta, Kymsoten oman toiminnan palveluiden kautta sekä viranomaisilta.

Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevina tietoina käsitellään sosiaalihuollon tarvetta koskevia tietoja. Käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 h-kohdan perusteella, jonka mukaan tietojen käsittely on luvallista silloin, kun se on tarpeen terveys- tai sosiaalihuollossa. 

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki ne tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kymsote on tehnyt sopimuksen palveluiden tuottamisesta,myös palvelusetelillä tuotettujen palveluiden tiedot. Kymsote toimii näiden palveluiden rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään

Tietoja säilytetään lakisääteinen aika Kymsoten tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on potilas- ja asiakastietoihisi (henkilötieto) liittyen. Löydät tietoa myös Tietosuojavaltuutetun sivuilta

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän henkilöllisyys.

Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan

- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöihin (Ks. 8 Keneltä voit kysyä lisätietoja)

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Kymsotessa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina potilas- ja asiakasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti toimipisteessä, jossa asioit tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi:

1. Henkilökohtaisesti paikan päällä
Jos haluat tarkastaa tietosi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä ammattihenkilön läsnä ollessa, ota yhteyttä sinua viimeksi hoitaneeseen yksikköön.

2. Toimittamalla 

- valmiin lomakkeen, tai vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt tiedot (esimerkiksi: sosiaalihuollon palvelu / hoidon aihe / asiointipaikka / ajanjakso), postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

- tai omien potilasasiakirjojen tilauslomake löytyy myös sähköisestä asiointipalvelusta

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Rekisterinpitäjä voi rajoittaa tarkastusoikeuttasi sellaisten sinusta kerättyjen tietojen osalta joiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa terveydellesi tai hoidollesi tai sinun tai jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että niiden antamista rajoitetaan, saat muut tiedot. Rekisterinpitäjän tulee antaa tarkastusoikeutesi rajoittamisen syy kirjallisesti.    

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit esittää pyyntösi 

- toimittamalla määrämuotoisen tai vapaamuotoisen kirjallisen, pyynnön Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanatarkasti.

- Asiakkaan vaatiessa potilas- tai asiakasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioidaan onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon tai asian hoidon kannalta tarpeellisia.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt kieltäytymiseen.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Henkilötietojesi käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi:

- Jos kiistät sinusta kerättyjen henkilötietojen paikkansapitävyyden tulee henkilötietojesi käsittelyä rajoittaa näiden tietojen osalta ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

- Henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Et siis voi vaatia kaikkia potilas- tai asiakastietojasi kokonaan poistettavaksi. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilötietojesi käsittely perustuu laissa määriteltyjen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antamiseen sinulle, kun olet Kymsoten asiakkaana. Kun henkilötietoja käsitellään laissa säädetyn tehtävän toteuttamiseksi, et voi vaatia tietoja siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Mikäli siirryt toisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan asiakkaaksi, on tällä organisaatiolla laissa määritelty oikeus suostumuksellasi saada sinusta Kymsotessa kerättyjä tietoja palvelusi toteuttamiseksi.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelyä koskevasta tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.  Ilmoitamme tällaisesta tietoturvaloukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle 

Sinulla on oikeus saattaa asiasi tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä mielestäsi rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

- Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

- Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi): Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

Oikeus potilas- ja asiakasrekisterin käyttölokitietoihin

Sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Oikeus näihin ns. käyttö- ja luovutuslokitietoihin on henkilökohtainen. 

Mikäli haluat saada käyttö- ja luovutuslokitietosi sinua koskevien sosiaalihuollon ja / tai terveydenhuollon tietojen käsittelystä, tulee sinun tehdä pyyntö 

sähköisen asioinnin kautta

- lähettää määrämuotoinen tai vapaamuotoinen pyyntö Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi

Asiakasasiakirjoihisi sisältyvät tiedot ovat aina salassa pidettäviä ja henkilökunnallamme on vaitiolovelvollisuus. Pääsääntöisesti luovutamme henkilötietoja luovutukseen velvoittavan lainsäädännön perusteella toiselle viranomaiselle tai asiakkaan suostumuksella. 

Tietojen luovutusta pyytävän viranomaisen on ilmoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. 

Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan mm. valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. 

Alaikäisenä voit painavasta syystä kieltää antamasta itseäsi koskevia tietoja huoltajallesi tai muulle lailliselle edustajallesi. Lääkäri tai muu ammattihenkilö arvioi kykysi päättää asiasta.

Jos alaikäisenä olet yhdessä huoltajasi tai muun laillinen edustajasi kanssa asiakkaana sosiaalihuollon palvelussa, huoltajallasi tai muulla laillisella edustajallasi voi olla oikeus saada tietojasi. Tietojen saamisesta säädetään laissa.

6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman sinun nimenomaista kirjallista suostumustasi. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus.

7. Miten suojaamme henkilötietoja

Henkilötietojen käsitteleminen ja kerääminen perustuvat sinun ja asiaasi hoitavan henkilökunnan väliseen asiakassuhteeseen. Henkilötietojen käsittelyä valvotaan käyttölokitietojen avulla.

Kymsote haluaa sisällyttää tietosuojaperiaatteet ja -vaatimukset jo aikaisessa vaiheessa osaksi henkilötietojen käsittelyä ja näin toteuttaa sisäänrakennettua ja oletusarvoista tietosuojaa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietosuojaohjeistuksilla. 

Tietoturvan osalta meitä ohjaavat periaatteet määritellään lainsäädännössä. Kymsoten toimintaa ohjaavat säännöt ja periaatteet löydät verkkosivuiltamme.

Suojaamme henkilötietoja myös sopimuksin. Hankkiessamme palveluja joissa henkilötietoja käsitellään Kymsoten puolesta, kirjaamme käsittelyä koskevat tietosuojavaatimukset sopimukseen.

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

Sosiaalityön palvelujohtaja Anu Salonen, p. 020 633 4300 

Tietosuojavastaava, tietosuoja(a)kymsote.fi 


Asiakkaana terveydenhuollon palveluissa

Asiakas- ja potilastietosi tallennetaan potilasrekisteriimme. Henkilötietojen käsittelystä terveyden ja ikääntymisen palveluissa vastaa johtajaylilääkäri Marja-Liisa Mäntymaa.

Asiakastietosi ovat salassa pidettäviä.

Tällä sivulla kerromme tarkemmin:

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja
2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme
3. Kuinka kauan tietoja säilytetään
4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on
5. Ketkä vastaanottavat tietojasi
6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
7. Miten suojaamme henkilötietoja
8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja

Terveydenhuollon palveluissa tietojen käsittely perustuu asiakkaan hoitoa ja tutkimusta koskeviin lakeihin ja asetuksiin, kuten:

- Terveydenhuoltolaki
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
- Erikoissairaanhoitolaki
- Mielenterveyslaki 
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja Tietosuojalaki
- Arkistolaki
- Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista
- Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista
- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta
- Laki sähköisestä lääkemääräyksestä
- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
- Sosiaalihuoltolaki 
- Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 
- Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 

Terveyspalveluiden asiakkaana asiakastietojasi ja potilasasiakirjojasi käytetään hoidon laadun varmistamiseen ja potilaan hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, toiminnan tilastointiin, laskutukseen, opetukseen ja tieteelliseen tutkimustoimintaan.

Asiakas- ja potilasrekisteriin sisältyvät myös kaikki ne tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kymsote on tehnyt sopimuksen palveluiden tuottamisesta, myös palvelusetelillä tuotettujen palveluiden tiedot. Kymsote toimii näiden palveluiden rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme

Asioidessa Kymsoten toimipisteissä keräämme sinusta ainoastaan välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Sinusta kerätään seuraavia yksilöinti- ja yhteystietoja: nimi ja henkilötunnus, kotikunta, osoite, puhelinnumero, sinun nimeämä yhteyshenkilö, tarvittaessa alaikäisen huoltajan tai sinun laillisen edustajan yhteystiedot, äidinkieli / asiointikieli. 

Lisäksi keräämme hoitosi ja tutkimisesi kannalta välttämättömät tiedot, kuten laboratorio-, kuvantamis- ja muita tutkimustuloksia, kuntoutussuunnitelmia, ajanvaraus- ja potilaspäiväkirjoja, sekä suostumuksellasi muilta hoito-, tutkimus- tai kuntoutuslaitoksilta tai ammattihenkilöiltä saatuja hoidon kannalta tarpeellisia tietoja.

Keräämme myös tietoja, joita tarvitsemme potilasmaksuasioiden käsittelyssä, sekä lisäksi tilastoinnin ja tutkimuksen kannalta välttämättömiä tietoja.

Tietoja saamme sinulta (potilas), yhteyshenkilöltäsi, omaiseltasi tai edunvalvojaltasi, väestörekisterikeskukselta, Kymsoten oman toiminnan kautta hoitosi yhteydessä, muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä, hätäkeskukselta, ensihoidolta sekä viranomaisilta.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään

Tietoja säilytetään lakisääteinen aika Kymsoten tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on potilas- ja asiakastietoihisi (henkilötieto) liittyen. Löydät tietoa myös Tietosuojavaltuutetun sivuilta

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän henkilöllisyys.

Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan

- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöihin (Ks. 8. Keneltä voit kysyä lisätietoja)

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Kymsotessa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina potilas- ja asiakasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti toimipisteessä, jossa asioit tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi:

1. Henkilökohtaisesti paikan päällä
Jos haluat tarkastaa tietosi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä ammattihenkilön läsnä ollessa, ota yhteyttä sinua viimeksi hoitaneeseen yksikköön.
 

2. Toimittamalla 

- valmiin lomakkeen, tai vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt tiedot (esimerkiksi: sosiaalihuollon palvelu / hoidon aihe / asiointipaikka / ajanjakso), postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

- tai omien potilasasiakirjojen tilauslomake löytyy myös sähköisestä asiointipalvelusta

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Rekisterinpitäjä voi rajoittaa tarkastusoikeuttasi sellaisten sinusta kerättyjen tietojen osalta joiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa terveydellesi tai hoidollesi tai sinun tai jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että niiden antamista rajoitetaan, saat muut tiedot. Rekisterinpitäjän tulee antaa tarkastusoikeutesi rajoittamisen syy kirjallisesti.    

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit esittää pyyntösi 

- toimittamalla määrämuotoisen tai vapaamuotoisen kirjallisen, pyynnön Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanatarkasti.

- Asiakkaan vaatiessa potilas- tai asiakasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioidaan onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon tai asian hoidon kannalta tarpeellisia.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt kieltäytymiseen.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Henkilötietojesi käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi:

- Jos kiistät sinusta kerättyjen henkilötietojen paikkansapitävyyden tulee henkilötietojesi käsittelyä rajoittaa näiden tietojen osalta ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

- Henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Et siis voi vaatia kaikkia potilas- tai asiakastietojasi kokonaan poistettavaksi. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilötietojesi käsittely perustuu laissa määriteltyjen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antamiseen sinulle, kun olet Kymsoten asiakkaana. Kun henkilötietoja käsitellään laissa säädetyn tehtävän toteuttamiseksi, et voi vaatia tietoja siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Mikäli siirryt toisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan asiakkaaksi, on tällä organisaatiolla laissa määritelty oikeus suostumuksellasi saada sinusta Kymsotessa kerättyjä tietoja palvelusi toteuttamiseksi.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelyä koskevasta tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.  Ilmoitamme tällaisesta tietoturvaloukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle 

Sinulla on oikeus saattaa asiasi tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä mielestäsi rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

- Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

- Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi): Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

Oikeus potilas- ja asiakasrekisterin käyttölokitietoihin

Sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Oikeus näihin ns. käyttö- ja luovutuslokitietoihin on henkilökohtainen. 

Mikäli haluat saada käyttö- ja luovutuslokitietosi sinua koskevien sosiaalihuollon ja / tai terveydenhuollon tietojen käsittelystä, tulee sinun tehdä pyyntö 

sähköisen asioinnin kautta

- lähettää määrämuotoinen tai vapaamuotoinen pyyntö Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi

Potilasasiakirjoihisi sisältyvät tiedot ovat aina salassa pidettäviä ja henkilökunnallamme on vaitiolovelvollisuus. Pääsääntöisesti luovutamme henkilötietoja velvoittavan lainsäädännön vuoksi tai asiakkaan / potilaan suostumuksella.

Alaikäinen voi painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen. Lääkäri tai muut ammattihenkilöt arvioivat lapsen ja nuoren kehittyneisyyden.

Lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietojasi

Potilastietojasi luovutetaan kun laki velvoittaa meitä niitä luovuttamaan. Luovutamme potilastietojasi seuraaville tahoille:

- Kansalliseen terveysarkistoon (Reseptikeskus, Tiedonhallintapalvelu) teknisen käyttöyhteyden avulla.

- Tutkimus-, suunnittelu ja tilastointitarkoituksissa terveydenhuollon valtakunnallisiin lakisääteisiin rekistereihin teknisen käyttöyhteyden avulla.

- Viranomaisille ja muille, joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin (esimerkiksi sinua edustavalle vakuutusyhtiölle) paperitulosteena tai teknisen käyttöyhteyden avulla (esim. Kanta). Tietoja meiltä pyytävän viranomaisen tai muun, esimerkiksi terveydenhuollon toimintayksikön on kirjallisesti yksilöitävä pyyntönsä ja se mihin lakiin tietojen luovutus perustuu. 

- Laskuihin liittyvät tiedot luovutamme tarvittaessa kotikuntasi terveydenhuoltoon ja maksuhäiriötapauksissa perintätoimenpiteiden hoitajalle.

Potilastietojen luovuttaminen sinun suostumuksellasi

- Luovutamme potilastietojasi pyytämillesi tahoille sinun suostumuksesi perusteella. Tällainen tilanne voi esimerkiksi olla, kun:

- Sinä pyydät, tai sinun laillisen edustajasi pyytää, luovuttamaan tietojasi omalle lääkärillesi, lähettäneelle lääkärille tai jatkohoitopaikkaan.

Olet antanut nimetylle Biopankille suostumuksesi näytteenluovutukseen. Luovutettavat tiedot voivat käsittää näytteen ohella henkilön terveyttä, sairautta, annettua hoitoa, hoidon tuloksia ja tutkimustuloksia koskevaa tietoa. Biopankki toimii näiden tietojen rekisterinpitäjänä.

6. Siirrämmekö tietoja EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman Sinun nimenomaista kirjallista suostumustasi. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus.

7. Miten suojaamme henkilötietoja

Asiakas- ja potilasrekisterin tietojen käsitteleminen ja kerääminen perustuvat sinun ja asiaasi hoitavan henkilökunnan väliseen hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Henkilötietojen käsittelyä valvotaan käyttölokitietojen avulla.

Kymsote haluaa sisällyttää tietosuojaperiaatteet ja -vaatimukset jo aikaisessa vaiheessa osaksi henkilötietojen käsittelyä ja näin toteuttaa sisäänrakennettua ja oletusarvoista tietosuojaa.  Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietosuojaohjeistuksilla. 

Tietoturvan osalta meitä ohjaavat periaatteet määritellään lainsäädännössä. Kymsoten toimintaa ohjaavat säännöt ja periaatteet löydät verkkosivuiltamme.

Suojaamme henkilötietoja myös sopimuksin. Hankkiessamme palveluja joissa henkilötietoja käsitellään Kymsoten puolesta, kirjaamme käsittelyä koskevat tietosuojavaatimukset sopimukseen.

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

Johtajaylilääkäri Marja-Liisa Mäntymaa, 020 633 2003

Tietosuojavastaava, tietosuoja(a)kymsote.fi

 


Työnhakijana tai työntekijänä Kymsotessa

Rekisteröidyn informointi

1.    Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja

-         henkilöstötietojärjestelmä SAP; henkilöstöluettelon ylläpito mm. työsuhteen ylläpitoon, palkanmaksuun, henkilöstön koulutukseen sekä tiedottamiseen.

-          kameravalvonta (palveluna) omaisuuden suojelua, työntekijöihin ja asiakkaisiin kohdistuvan väkivallan tai turvallisuuden ilmeisen uhkan ehkäisyä varten

Tietojen käsittely perustuu virka- ja työehtosopimuksiin sekä työntekijää/viranhaltijaa koskeviin lakeihin ja asetuksiin kuten:

·         Työsopimuslaki

·         Laki kunnallisesta viranhaltijasta

·         Julkisten alojen eläkelain voimaanpanolaki

·         Työaikalaki

·         Vuosilomalaki

·         Työterveyshuoltolaki

·         Sairausvakuutuslaki

·         Nimikirjalaki

·         Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä

·         Asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä

·         Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä

·         Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa

·         Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta

·         Yhdenvertaisuuslaki

·         Työtapaturma- ja ammattitautilaki

·         Työturvallisuuslaki

·         Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta

·         Opintovapaalaki opintovapaa-asetus

·         Vuorotteluvapaalaki

·         Laki yksityisyyden suojasta työelämässä

·         Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta

·         Hallintolaki

·         Kuntalaki Tietosuojalaki ja EU:n tietosuoja-asetus

·         Arkistolaki

 

2.    Millaisia tietoja saamme ja keräämme

-          Henkilöstötietojärjestelmä SAP, henkilötiedot henkilötunnuksineen, osoitteineen, pankkiyhteystiedot, koulutus- ja osaamistiedot, työkokemus, poissaolot. Pääsääntöisesti annat nämä tiedot meille itse itsestäsi mutta myös esimies ja Kymsoten henkilöstöpalvelut voivat tallentaa sinua koskevia tietoja palvelusuhteesi aikana.

-          Kameravalvontajärjestelmä; kameratallenteet

3.    Kuinka kauan tietoja säilytetään

-          henkilöstötietojärjestelmä SAP: vähintään lainsäädännön edellyttämän ajan, yleensä toistaiseksi

-          kameratallenteet: 2-4 viikon ajan

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on potilas- ja asiakastietoihisi (henkilötieto) liittyen. Löydät tietoa myös Tietosuojavaltuutetun sivuilta https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän henkilöllisyys.

Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan

-        saada pääsy tietoihin

-        oikaista tietoja

-        poistaa tiedot

-        rajoittaa tietojen käsittelyä

-        siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöihin (ks..8. Keneltä voin kysyä lisätietoja).

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Kymsotessa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina potilas- ja asiakasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti toimipisteessä, jossa asioit tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi:

1.Henkilökohtaisesti paikan päällä

-        Jos haluat tarkastaa tietosi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, ole yhteydessä henkilöstöhallintoon.

2.Toimittamalla

-        Valmiin lomakkeen, tai vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

Omien potilasasiakirjojen tilauslomake löytyy myös sähköisestä asiointipalvelusta (https://www.hyvis.fi/web/kymenlaakso)

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Rekisterinpitäjä voi rajoittaa tarkastusoikeuttasi sellaisten sinusta kerättyjen tietojen osalta joiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa terveydellesi tai hoidollesi tai sinun tai jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että niiden antamista rajoitetaan, saat muut tiedot. Rekisterinpitäjän tulee antaa tarkastusoikeutesi rajoittamisen syy kirjallisesti.   

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit vaihtoehtoisesti

- Esittää pyyntösi postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

 toimittamalla määrämuotoisen tai vapaamuotoisen, kirjallisen, pyynnön, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanantarkasti.

- Asiakkaan vaatiessa potilas- tai asiakasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioidaan onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon tai asian hoidon kannalta tarpeellisia.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt kieltäytymiseen.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Henkilötietojesi käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi:

- Jos kiistät sinusta kerättyjen henkilötietojen paikkansapitävyyden tulee, henkilötietojesi käsittelyä rajoittaa näiden tietojen osalta ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

- Henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Et siis voi vaatia kaikkia potilas- tai asiakastietojasi kokonaan poistettavaksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilötietojesi käsittely perustuu laissa määriteltyjen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antamiseen sinulle, kun olet Kymsoten asiakkaana. Kun henkilötietoja käsitellään laissa säädetyn tehtävän toteuttamiseksi, et voi vaatia tietoja siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Mikäli siirryt toisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan asiakkaaksi, on tällä organisaatiolla laissa määritelty oikeus suostumuksellasi saada sinusta Kymsotessa kerättyjä tietoja palvelusi toteuttamiseksi.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelyä koskevasta tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.  Ilmoitamme tällaisesta tietoturvaloukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa asiasi tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä mielestäsi rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti

https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi):

Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

Oikeus potilas- ja asiakasrekisterin käyttölokitietoihin

Sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Oikeus näihin ns. käyttö- ja luovutuslokitietoihin on henkilökohtainen.

Mikäli haluat saada käyttö- ja luovutuslokitietosi sinua koskevien sosiaalihuollon ja / tai terveydenhuollon tietojen käsittelystä, tulee sinun tehdä pyyntö

- sähköisen asioinnin kautta (https://www.hyvis.fi/web/kymenlaakso)

- lähettää määrämuotoinen tai vapaamuotoinen pyyntö Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi

-          Työterveydelle siirrämme työntekijöidemme perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, ammatti, työyksikkö, palveluyksikkö) henkilöstön lakisääteisten työterveyspalvelujen hoitamista varten,

-          pankeille siirrämme maksatustiedot suorasiirtona palkanmaksujärjestelmästämme

-          ammattijärjestöille siirrämme tiedot perityistä jäsenmaksuista niiden työntekijöiden osalta, jotka ovat antaneet valtakirjan ay-maksun perimiseksi palkasta,

-          veroviranomaisille siirrämme tiedot toimitetuista ennakonpidätyksistä,

-          tilastokeskukselle toimitamme henkilö- ja palvelussuhde sekä palkkatiedot eri tilastopyynnöissä tilastolain velvoitteiden mukaisesti,

-          kunnalliselle eläkevakuuttajalle toimitamme eläkeperustiedot neljännesvuosittain sekä alkaneet ja päättyneet palvelussuhteet sekä vuosiansiot vuosittain,

-          Kymsoten pääluottamusmiehille toimitamme KT:n luottamusmiessopimuksen mukaiset tiedot viranhaltijoista ja työntekijöistä.

Perustuslaissa ja julkisuuslaissa säädetään julkisuusperiaatteesta. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa säädetä toisin. Työhakemukset liitteineen tulevat julkiseksi sen jälkeen, kun ne ovat saapuneet meille. Annamme työhakemustasi koskevia tietoja kuitenkin vain, jos niitä joku erikseen vaatii. Hakemuksesi saattaa sisältää salassa pidettävää tietoa, kuten tietoja vapaa-ajan harrastuksesta ja perhe-elämästä. Samoin sinulle mahdollisesti suoritettujen soveltuvuustestien tulokset ovat salaisia. Näitä salassa pidettäviä tietoja emme luovuta.  

Toiminnassamme luovutamme henkilötietoja meidän lukuumme käsitteleville tahoille, kuten toimeksiantosopimuksen puitteissa toimiville tarjoajille. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä toiminnassamme ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, valitsemme sopimuskumppanikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.     

6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle (vakioteksti)

Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman Sinun nimenomaista kirjallista suostumustasi. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus.

7. Miten suojaamme henkilötietoja

Laajoin teknisin suojausmenetelmin, laajasti vahvan tunnistautumisen käytöllä tietojärjestelmiin kirjauduttaessa, käyttöoikeuksien rajoittamisella vain niille, joilla on työhön liittyvä asiallinen oikeus tietojen käsittelyyn, henkilötietojen käytön valvonnalla

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

HR henkilöstöjohtaja Maija Kaltakari, kameratallenteet turvallisuuspäällikkö Lasse Koste tietosuojavastaava, tietosuoja(a)kymsote.fi

 


Asiakkaana Kymsote.fi-sivuston chat-palvelussa

Tietoa rekisteröidylle henkilötietojen käsittelystä

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja

Sosiaali- ja terveydenhuollon lakisääteisiin tehtäviin kuuluu neuvonnan ja ohjeistuksen antaminen.

Kymsoten asiakaspalvelun Internet-sivujen kirjallisen sisällön lisäksi asiakkaiden käytettävissä on Chat - palvelu, joka toteutetaan virtuaaliassistentin (chatbot) tai ammattilaisen kanssa käytävänä viestintänä.

Asiakaspalvelun tekoälyohjattu virtuaaliassistentti palvelu sekä ammattilaisen kanssa käytävä chat - viestintä keräävät tietoa palvelun kehittämiseksi virtuaaliassistentin tekoälyn tietämyskantaan.

2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme

Ammattilaisen kanssa käytävästä Chat-keskustelusta tallennetaan seuraavat tiedot:

- Keskustelun aloitus- ja lopetusaika

- Asiakkaan ilmoittama nimimerkki tai muut tiedot

- Kymsoten ammattilaisen nimi

- Chat - viestinnän sisältö

Virtuaaliassistentin (chatbot) kanssa käytävästä keskustelusta tallennetaan seuraavat tiedot:

- Keskustelun ajankohta

- Chat - viestinnän sisältö

- Chat - palvelun tietosisältö on koottu kaikille tarjolla olevista julkisista lähteistä, esimerkiksi Kymsoten www-sivuilta. Palvelussa ei käsitellä asiakkaan sosiaali- tai terveydenhuollon tietoja.

Palvelun käyttö ei edellytä asiakkaalta tunnistautumista eikä palvelu tallenna sinne syötettyä henkilötunnusta tai syntymäaikaa vaan tällainen tieto poistetaan automaattisesti. Chat-palvelun käytöstä on asiakasohje [https://www.kymsote.fi/fi/Palvelut/Asioi-Kymsotessa/S%C3%A4hk%C3%B6inen-asiointi/p/sahkoinen-asiointi].

Palvelun avautuessa chat ikkunassa näytetään erillinen tietosuojalauseke, jossa muistutetaan tiedoista joita ei tule kirjoittaa chatiin.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään

Chat-tallenteita säilytetään enintään 2 vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan.

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on potilas- ja asiakastietoihisi (henkilötieto) liittyen. Löydät tietoa myös Tietosuojavaltuutetun sivuilta.

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän henkilöllisyys.

Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan:

- saada pääsy tietoihin - oikaista tietoja - poistaa tiedot - rajoittaa tietojen käsittelyä - siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöihin (Ks. 8. Keneltä voit kysyä lisätietoja)

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Kymsotessa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina potilas- ja asiakasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti toimipisteessä, jossa asioit tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi:

1. Henkilökohtaisesti paikan päällä Jos haluat tarkastaa tietosi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä ammattihenkilön läsnä ollessa, ota yhteyttä sinua viimeksi hoitaneeseen yksikköön.

2. Toimittamalla valmiin lomakkeen, tai vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset: nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt tiedot (esimerkiksi: sosiaalihuollon palvelu / hoidon aihe / asiointipaikka / ajanjakso), postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka - tai omien potilasasiakirjojen tilauslomake löytyy myös sähköisestä asiointipalvelusta

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Rekisterinpitäjä voi rajoittaa tarkastusoikeuttasi sellaisten sinusta kerättyjen tietojen osalta joiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa terveydellesi tai hoidollesi tai sinun tai jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että niiden antamista rajoitetaan, saat muut tiedot. Rekisterinpitäjän tulee antaa tarkastusoikeutesi rajoittamisen syy kirjallisesti.

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit esittää pyyntösi toimittamalla määrämuotoisen tai vapaamuotoisen kirjallisen, pyynnön Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanatarkasti.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt kieltäytymiseen.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Henkilötietojesi käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi:

- Jos kiistät sinusta kerättyjen henkilötietojen paikkansapitävyyden, tulee henkilötietojesi käsittelyä rajoittaa näiden tietojen osalta ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

- Henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Et siis voi vaatia kaikkia potilas- tai asiakastietojasi kokonaan poistettavaksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilötietojesi käsittely perustuu laissa määriteltyjen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antamiseen sinulle, kun olet Kymsoten asiakkaana. Kun henkilötietoja käsitellään laissa säädetyn tehtävän toteuttamiseksi, et voi vaatia tietoja siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Mikäli siirryt toisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan asiakkaaksi, on tällä organisaatiolla laissa määritelty oikeus suostumuksellasi saada sinusta Kymsotessa kerättyjä tietoja palvelusi toteuttamiseksi.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelyä koskevasta tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi. Ilmoitamme tällaisesta tietoturvaloukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa asiasi tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä mielestäsi rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

- Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

- Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi): Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi

Kymsoten asiakaspalvelun chat-palvelussa tallentuvaa tietoa käyttävät virtuaaliasistentti ja chat - järjestelmän tuottajat ja kehittäjät (mukaan lukien mahdolliset neuvonta ja opastuspalvelua tuottavat alihankkijat), sekä Kymsoten neuvonta ja opastuspalvelusta vastaavat esimiehet.

6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Miten suojaamme henkilötietoja

Virtuaaliassistentti ja chat - järjestelmään tallentuva henkilötieto (nimi, nimimerkki, keskustelun sisältö) suojataan järjestelmän toimittajan, ylläpitäjän ja Kymsoten välisin sopimuksin ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

vs. johtajaylilääkäri Marja-Liisa Mäntymaa, 020 633 2003

Tietosuojavastaava, tietosuoja(a)kymsote.fi

 

 


Asiakkaana Kymsoten asiakaskokemuksen mittauspilotoinnissa

Tietoa rekisteröidylle henkilötietojen käsittelystä

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja?

Arvioidaksemme palvelun laatua asiakkaan palvelukokemuksen jälkeen antaman palautteen pohjalta. Kyseessä on pilotointi, jonka tarkoituksena on arvioida ja aut-taa määrittelemään: reaaliaikaisen asiakaskokemuksen mittauksen prosessit, saada läpinäkyvyyttä Kymsoten toiminnasta ja kerryttää osaamista reaaliaikaisen palautteen käsittelyyn, ongelmien ratkaisuun, ratkaisujen seurantaan ja niistä tiedottamiseen sekä mittaamiseen ja Kymsoten toiminnan kehittämiseen tarvittavan järjestelmän vaatimuksiin. Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää viestin lähettäminen.

2.Millaisia tietoja saamme ja keräämme?

Numeraalista tietoa (asteikolla 0-10), suositteleeko asiaks käyntinsä perusteella saamaansa terveydenhuollon palvelua. Myös sanallista palautetta, mikäli asiaks sellaista antaa.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Kyseessä on menetelmän pilotointi, tietoja säilytetään korkeintaan pilotoinnin ajan, joka on noin 4-6 kuukautta aloituksesta. Numeraalisesta tiedosta rakentuvaa ra-portointitietoa säilytetään tarpeen mukaan.

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on?

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on potilas- ja asiakastietoihisi (henkilötieto) liittyen. Löydät tietoa myös Tietosuojavaltuutetun sivuilta https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän hen-kilöllisyys. Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan

  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöihin

(ks kohta 8. Keneltä voin kysyä lisätietoja).

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Kymsotessa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina potilas- ja asiakasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti toimipisteessä, jossa asioit tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi:

1. Henkilökohtaisesti paikan päällä
Jos haluat tarkastaa tietosi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä ammattihenkilön läsnä ollessa, ota yhteyttä sinua viimeksi hoitaneeseen yksikköön.

2. Toimittamalla
valmiin lomakkeen tai vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt tiedot (esimerkiksi: sosiaalihuollon palvelu / hoidon aihe / asiointipaikka / ajan-jakso), postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

Omien potilasasiakirjojen tilauslomake löytyy myös sähköisestä asiointipalvelusta (https://www.hyvis.fi/web/kymenlaakso)

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi
Rekisterinpitäjä voi rajoittaa tarkastusoikeuttasi sellaisten sinusta kerättyjen tieto-jen osalta joiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa terveydellesi tai hoidollesi tai sinun tai jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että niiden antamista rajoitetaan, saat muut tiedot. Rekisterinpitäjän tulee antaa tarkastusoikeutesi rajoittamisen syy kirjallisesti.

Oikeus tiedon oikaisuun
Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit vaihtoehtoisesti

  • Esittää pyyntösi postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka toimittamalla määrämuotoisen tai vapaamuotoisen, kirjallisen, pyynnön, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanantarkasti.
  • Asiakkaan vaatiessa potilas- tai asiakasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioi-daan, onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon tai asian hoidon kannalta tarpeellisia.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen pää-töksen, missä kerrotaan syyt kieltäytymiseen.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Henkilötietojesi käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi:

  • Jos kiistät sinusta kerättyjen henkilötietojen paikkansapitävyyden, tulee henkilötietojesi käsittelyä rajoittaa näiden tietojen osalta ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
  • Henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Et siis voi vaatia kaikkia potilas- tai asiakastietojasi kokonaan poistettavaksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Henkilötietojesi käsittely perustuu laissa määriteltyjen sosiaali- ja terveydenhuol-lon palvelujen antamiseen sinulle, kun olet Kymsoten asiakkaana. Kun henkilötie-toja käsitellään laissa säädetyn tehtävän toteuttamiseksi, et voi vaatia tietoja siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Mikäli siirryt toisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan asiakkaaksi, on tällä organisaatiolla laissa määritelty oikeus suostumuksellasi saada sinusta Kymsotessa kerättyjä tietoja palvelusi toteuttamiseksi.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta
Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelyä koskevasta tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi. Ilmoitamme tällaisesta tietoturvaloukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
Sinulla on oikeus saattaa asiasi tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä mielestäsi rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti

https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

  •  Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsitte-lyä.

  • Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi)

Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

  • Oikeus potilas- ja asiakasrekisterin käyttölokitietoihin

Sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Oikeus näihin ns. käyttö- ja luovutuslokitietoihin on henkilökohtainen.

Mikäli haluat saada käyttö- ja luovutuslokitietosi sinua koskevien sosiaalihuollon ja / tai terveydenhuollon tietojen käsittelystä, tulee sinun tehdä pyyntö

- sähköisen asioinnin kautta (https://www.hyvis.fi/web/kymenlaakso)
- lähettää määrämuotoinen tai vapaamuotoinen pyyntö Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi?

Tekstiviestipilotin toimittaja tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Sanallisen palautteen osalta Kymsoten pilotointityksiköiden esimiehet käytössä olevan Sote-palauteprosessin mukaisesti.

6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-mai-den ulkopuolelle?

Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman sinun nimenomaista kirjallista suostumustasi. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus.

7. Miten suojaamme henkilötietoja?

Palveluntuottajan taholta henkilötietojen suojaus tapahtuu seuraavin toimenpitein:

Säännöllinen vuorokausittain varmuuskopiointi
Lokitiedot
Säännölliset tietoturvapäivitykset
Säännöllinen henkilötietojen anonymisointi
Käsittelijän henkilöstön säännöllinen ohjeistus ja lisäkoulutus (kerran kvartaalissa)
Pääsyn rajoitus käsiteltäviin henkilötietoihin
Tilaajan käytön ohjeistus

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja?

Lisätietoja antaa: Tietosuojavastaava, sähköpostiosoitteessa tietosuoja(a)kymsote.fi

Rekisterin vastuuhenkilö terveyden ja ikääntyneiden palveluissa on johtajaylilääkäri Marja-Liisa Mäntymaa, puh. 020 633 2003