Siirry sisältöön

Tietopyyntöjen käsittely

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste.

Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaa pyyntöä ei tarvitse perustella ja sen voi tehdä anonyymisti. Jos tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava myös tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytesi.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

Tietopyynnöt ja tietosuoja-asetus

Tietosuoja-asetus eli GDPR säätää rekisteröidylle lakisääteisiä oikeuksia henkilötietojen käsittelyn suhteen. Rekisterinpitäjän on henkilötietoja käsitellessään toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi ja helpotettava niiden käyttämistä. Rekisteröidyn tietosuojaoikeudet ovat riippuvaisia siitä, millä perusteella rekisterinpitäjä henkilötietojasi käsittelee.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen perusteeseen kerätä henkilötietoja, joten esimerkiksi rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojensa käsittelyä. Tietosuoja-asetuksen mukaisen pyyntö tulee luovuttaa asiakkaalle kuukauden kuluessa pyynnöstä. Jos käsittely edellyttää pidempää käsittelyä, tulee siitä erikseen ilmoittaa asiakkaalle.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Rekisteröidyn esittämästä pyynnöstä voidaan kuitenkin periä maksu tai kieltäytyä kokonaan tiedon luovuttamisesta, jos tiedon antaminen on kohtuutonta, perusteetonta tai pyyntö esitetään toistuvasti (tietosuoja-asetus 12 artikla 5 kohta). Tietopyyntösi epääminen annetaan aina pyytäjälle kirjallisena ja perusteltuna.

Tietopyynnön tekeminen

Kymenlaakson hyvinvointialueen tietopyynnöt osoitetaan lomakkeella kirjaamoon. Tarvittavat lomakkeet löydät tältä sivulta. Lomaketta ei tarvitse allekirjoittaa. Pyynnön käsittelyyn tarvittavat tiedot on sisällytetty pyyntölomakepohjiin. Pyynnön voi tehdä myös vapaamuotoisesti, kunhan se sisältää vaaditut tiedot.

Pyynnön voi tehdä sähköisesti Suomi.fi viestit -palvelun kautta tai sähköisen Asiointipalvelun kautta tai toimittamalla kirjallisen pyynnön kirjaamoon. Pyydetyt tiedot lähetetään saman sähköisen asiointipalvelun välityksellä, jolla ne on pyydetty, salatulla sähköpostilla tai kirjattuna kirjeenä pyytäjälle.

Kirjaamo

Lähetä pyyntö Kymenlaakson hyvinvointialueen kirjaamoon salatulla sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@kymenhva.fi tai postitse Keskuskatu 19, 48100 Kotka.

Kirjaamo rekisteröi saapuneen tietopyynnön ja toimittaa sen viivytyksettä käsittelyyn oikealle taholle. Jos Kymenlaakson hyvinvointialue vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle.

Alaikäisellä on oikeus pyytää itseään koskevat tiedot ja oikeus kieltää häntä koskevien tietojen antaminen huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalleen, jos hän ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan. Suosittelemmekin, että 12- vuotta täyttäneet pyytävät omat tietonsa itse. Puolesta asiointi tarkoittaa asiointia toisen henkilön puolesta. Siihen oikeuttaa huoltajuus, valtuutus tai edunvalvontapäätös.

Salatun sähköpostin lähettäminen

Tietojen turvalliseen lähettämiseen sähköisesti käytetään Kymenlaakson hyvinvointialueen turvaposti-palvelua. Turvapostin lähettämiseen tarvitset internet-selaimen ja sähköpostitilin. Palvelun käyttö edellyttää sähköpostiosoitteen rekisteröimistä palveluun.

Tietopyyntölomakkeet

Omien asiakirjojen kopiopyynnöt

Potilaalla ja asiakkaalla on oikeus saada kopioita asiakas- ja potilasasiakirjoistaan. Asiakirjakopioita voi pyytää käynnin yhteydessä tai kirjallisella pyynnöllä.

Pääsy omiin tietoihin eli tarkastusoikeus

Rekisteritietojen tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eikä sitä voida toteuttaa valtakirjalla ellei sitä ole sisällytetty ja kirjattu edunvalvontapäätökseen. Henkilön, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot kirjallisella tarkastuspyyntölomakkeella.

Rekisteritietojen oikaisuvaatimus

Asiakkaalla on oikeus vaatia itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos ne ovat hänen mielestään virheellisiä, tarpeettomia tai puutteellisia. Tiedon korjaamisvaatimus toimitetaan kirjallisena ja sen tulee olla yksilöity ja perusteltu

Asianosaisen tietopyyntö

Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Esim. lastensuojeluasiassa asianosaisia ovat lapsen huoltaja ja lapsi itse riippumatta iästä ja siitä, käyttääkö lapsi itse puhevaltaansa. 12-17 -vuotiaan lapsen sosiaalihuollon asiakastietoja voivat vanhemmat tai muu huoltaja pyytää julkisuuslain nojalla asianosaisina. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 11 § 1 momentti).

Lokitietopyynnöt

Asiakkaalla on oikeus saada tiedot siitä ketkä ovat hänen tietojaan käsitelleet (lokitiedot). Selvityspyyntö rekisteritietojen käsittelystä -lomaketta käytetään, kun epäillään tarkastuspyynnön perusteella, että tietoja on käsitelty väärin perustein.

Vainajan tietojen luovuttaminen

Asiakastietojen luovuttaminen kuoleman jälkeen

Kuolleen henkilön elinaikana annettua sosiaali- tai terveyspalvelua koskevia tietoja saa luovuttaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. Luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen.

Takaisin ylös