Tietopyynnöt
Tältä sivulta löydät kuvauksen tietopyyntöjen käsittelystä ja ohjeistuksen tietopyynnön tekemiseen.
Tietopyyntöjen käsittely
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste.
Asiakkaan tai potilaan lähiomaiset tai muut läheiset eivät pääsääntöisesti ole oikeutettuja omaisensa asiakirjoihin. Voimme luovuttaa asiakas- tai potilastietoja lähiomaiselle vain asiakkaan tai potilaan suostumuksella tai muulla laillisella perusteella kts. Puolesta asiointi.
Potilaslain mukaan hoitopaikka saa kuitenkin luovuttaa lähiomaiselle tiedon potilaan terveydentilasta silloin, jos potilas on tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana sairaalassa, eikä ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi tiedottamisen.
Asiakkaan tai potilaan lähiomainen voi saada tarpeelliset sosiaalihuollon tai terveydentilan tiedot akuutin erityistilanteen ratkaisemiseksi asiakastietolain (703/2023) 49 § pykälän mukaisesti.
Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaa pyyntöä ei tarvitse perustella ja sen voi tehdä anonyymisti. Jos tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava myös tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytesi.
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
Tietopyynnöt ja tietosuoja-asetus
Tietosuoja-asetus (GDPR) säätää rekisteröidylle lakisääteisiä oikeuksia henkilötietojen käsittelyn suhteen. Rekisterinpitäjän on henkilötietoja käsitellessään toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi ja helpotettava niiden käyttämistä. Rekisteröidyn tietosuojaoikeudet ovat riippuvaisia siitä, millä perusteella rekisterinpitäjä henkilötietojasi käsittelee. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen perusteeseen kerätä henkilötietoja, joten esimerkiksi rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojensa käsittelyä.
Rekisteröidyn oikeudet ovat kuvattu tarkemmin hyvinvointialueen kotisivuilla/ Ajanvaraus- ja asiointi/Rekisteröidyn oikeudet. Tietosuoja-asetuksen mukaisen pyynnön perusteella tulee tieto luovuttaa asiakkaalle kuukauden kuluessa pyynnöstä. Jos pyynnön käsittely edellyttää pidempää käsittelyä, tulee siitä erikseen ilmoittaa asiakkaalle.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Rekisteröidyn esittämästä pyynnöstä voidaan kuitenkin periä maksu tai kieltäytyä kokonaan tiedon luovuttamisesta, jos tiedon antaminen on kohtuutonta, perusteetonta tai pyyntö esitetään toistuvasti (tietosuoja-asetus 12 artikla 5 kohta). Tietopyynnön epääminen annetaan aina pyytäjälle kirjallisena ja perusteltuna.
Tietopyynnön tekeminen
Kymenlaakson hyvinvointialueelle tulevat tietopyynnöt osoitetaan kirjaamoon. Pyynnön voi tehdä käyttäen valmista lomakepohjaa tai vapaamuotoisesti, kunhan vapaamuotoinen pyyntö sisältää pyynnön käsittelyltä vaadittavat tiedot. Lomaketta ei tarvitse allekirjoittaa. Pyynnön käsittelyyn tarvittavat tiedot on sisällytetty pyyntöjen lomakepohjiin.
Pyynnön voi toimittaa hyvinvointialueelle sähköisesti Suomi.fi viestit -palvelun kautta tai sähköisen eAsiointipalvelun kautta tai toimittamalla kirjallisen pyynnön kirjaamoon. Pyydetyt tiedot lähetetään saman sähköisen asiointipalvelun välityksellä, jolla ne on pyydetty, salatulla sähköpostilla tai kirjattuna kirjeenä pyytäjälle.
Sähköinen asiointi
Siirry Asiointipalveluun(siirryt toiseen palveluun)Kirjaamo
Lähetä pyyntö Kymenlaakson hyvinvointialueen kirjaamoon salatulla sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@kymenhva.fi tai postitse Keskuskatu 19, 48100 Kotka.
Kirjaamo rekisteröi saapuneen tietopyynnön ja toimittaa sen viivytyksettä käsittelyyn pyynnön kohteesta vastaavalle taholle. Jos Kymenlaakson hyvinvointialue vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, pyyntö siirretään hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle.
Alaikäisellä on oikeus pyytää itseään koskevat tiedot ja oikeus kieltää häntä koskevien tietojen antaminen huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalleen, jos hän ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan. Suosittelemmekin, että 12- vuotta täyttäneet pyytävät omat tietonsa itse. Puolesta asiointi tarkoittaa asiointia toisen henkilön puolesta. Siihen oikeuttaa huoltajuus, valtuutus tai edunvalvontapäätös.
Salatun sähköpostin lähettäminen
Tietojen turvalliseen lähettämiseen sähköisesti käytetään Kymenlaakson hyvinvointialueen turvaposti-palvelua. Turvapostin lähettämiseen tarvitset internet-selaimen ja sähköpostitilin. Palvelun käyttö edellyttää sähköpostiosoitteen rekisteröimistä palveluun.
Tietopyyntölomakkeet
Omien potilasasiakirjojen kopiopyyntö
Potilaalla on oikeus saada kopioita potilasasiakirjoistaan. Potilasasiakirjakopioita voi pyytää käynnin yhteydessä tai kirjallisella pyynnöllä.
Omien asiakasasiakirjojen kopiopyyntö
Asiakkaalla on oikeus saada kopioita sosiaalihuollon asiakirjoistaan. Asiakirjakopioita voi pyytää käynnin yhteydessä tai kirjallisella pyynnöllä.
Pääsy omiin tietoihin eli tarkastusoikeus
Rekisteritietojen tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eikä sitä voida toteuttaa valtakirjalla ellei sitä ole sisällytetty ja kirjattu edunvalvontapäätökseen. Henkilön, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot kirjallisella tarkastuspyyntölomakkeella.
Rekisteritietojen oikaisuvaatimus
Asiakkaalla on oikeus vaatia itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos ne ovat hänen mielestään virheellisiä, tarpeettomia tai puutteellisia. Tiedon korjaamisvaatimus toimitetaan kirjallisena ja sen tulee olla yksilöity ja perusteltu
Asianosaisen tietopyyntö
Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Esim. lastensuojeluasiassa asianosaisia ovat lapsen huoltaja ja lapsi itse riippumatta iästä ja siitä, käyttääkö lapsi itse puhevaltaansa. 12-17 -vuotiaan lapsen sosiaalihuollon asiakastietoja voivat vanhemmat tai muu huoltaja pyytää julkisuuslain nojalla asianosaisina. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 11 § 1 momentti).
Lokitietopyynnöt
Asiakkaalla on oikeus saada tiedot siitä ketkä ovat hänen tietojaan käsitelleet (lokitiedot). Kymenlaakson hyvinvointialueella tietojen käsittely on sallittu vain työtehtävien edellyttämällä tavalla. Joskus tiedoissanne voi olla käyntimerkintä henkilöltä, johon teillä ei ole ollut suoraa kontaktia esim. hallinnon sihteeri voi joutua tehtävässään käsittelemään tietojasi, kun hoitaa sinun palveluprosessiin sisältyvää asiaa.
Terveydenhuollon lokiraporttiin voi mahdollisesti listautua käsittelijänä ”Käyttäjä Tekninen”. Kyseessä on järjestelmätoimittaja Tietoevryn ja Kymenlaakson hyvinvointialueen tekninen rajapinta järjestelmän toimintaan liittyen. Tekniseen rajapintaan ei liity luonnollista henkilöä, mutta myös tekninen toiminta voi käyttölokiin listautua.
Lokiraportti on tarkka ja siihen listautuu myös useita rivejä järjestelmän toteuttamaa automaattista teknistä hakua aina, kun potilaan tiedot avataan käsittelijän toimesta ohjelman koostesivun näkymälle.
Vainajan tietojen luovuttaminen
Asiakastietojen luovuttaminen kuoleman jälkeen
Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä myös henkilön kuoleman jälkeen. Sinulla on mahdollisuus saada kuolleen henkilön terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja, jos tarvitset tietoja tärkeiden etujesi tai oikeuksiesi selvittämistä tai toteuttamista varten. Vainajaa koskevien Tietojen pyynnöstä sinun tulee tehdä kirjallinen hakemus, jossa perustelet tarpeesi tiedoille. Tiedot voidaan antaa sinulle vain siltä osin kuin ne ovat välttämättömiä.
Tietojen luovuttaminen voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, jos vainajan lähiomainen haluaa selvityttää, liittyykö vainajan kuolemaa edeltäneeseen hoitoon hoitovirhe, tai jos tietoja tarvitaan vainajan eläessään tekemän testamentin tai muun oikeustoimen pätevyyden selvittämiseksi. Luovutus saattaa tulla kysymykseen myös esimerkiksi silloin, kun vainajan sukulainen haluaa selvittää vainajan eläessään sairastaman periytyvän sairauden riskiä, eli tieto voi olla tarpeen merkittävän terveysriskin selvittämiseksi siltä osin, kuin lääketieteellisesti arvioiden on tarpeen. Tietojen luovuttaminen ei sinänsä edellytä sukulaisuutta vainajaan, vaikka useimmissa tilanteissa tietoja tarvitseva on vainajan lähiomainen tai muu sukulainen.
Tietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin, kuin se on välttämätöntä tietoja pyytävien oikeuksien tai etujen selvittämiseksi tai toteuttamiseksi.
Hautaamista ja tuhkaamista varten tarvittava asiakirja on hautauslupa, ja se toimitetaan omaisille tai hautaustoimistolle vainajan luovutuksen yhteydessä. Hautausluvan kirjoittava lääkäri kirjoittaa myös kuolintodistuksen. Kuolintodistusta ei tarvita hautausjärjestelyissä eikä perunkirjoituksessa. Kuolintodistus sisältää kuolinsyytietoja ja ne ovat vain omaisia tai muita läheisiä varten. Lääketieteellisessä kuolemansyyn selvityksessä syntyneet tiedot omaisille antaa potilasta hoitanut lääkäri. Oikeuslääketieteellisestä kuolemansyyn selvittämisestä tiedot omaisille antaa poliisi.
Kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät tiedot
Kuolemansyyn selvittämisestä annetun lain (459/1973) 15 § 2 mom. 3 kohdan mukaan kuolemansyyn selvittämistä koskeviin asiakirjoihin sisältyviä tietoja saa antaa vainajan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen. Luovutuksensaajat ovat velvollisia pitämään tiedot salassa. Lähiomaisia ovat potilaslakiin liittyvän hallituksen esityksen (HE 185/1991) mukaisesti aviopuoliso, lapset, vanhemmat ja sisarukset. Muu läheinen voi olla avopuoliso tai muu vainajan kanssa pysyvästi asunut henkilö. Oikeuslääketieteelliseen kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät asiakirjat eivät ole potilasasiakirjoja, vaan niiden suhteen tulee ottaa yhteyttä poliisiin.
Vainajan tietoja säilytetään 12 vuotta kuoleman jälkeen.