Asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuskuvaus on lain edellyttämä kuvaus tiedonhallintayksikön hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä.
Asiakirjajulkisuutta ylläpidetään lakisääteisesti
Kymenlaakson hyvinvointialue on tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on lain edellyttämä kuvaus tiedonhallintayksikön hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös siitä, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Asiakirjajulkisuuskuvaus avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä, ja antaa yleiskuvan Kymenlaakson hyvinvointialueen henkilörekisterien ja palveluiden tiedonhallinnasta.
Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvataan
- tietovarannon tai asiarekisterin käyttötarkoitus.
- keskeiset tietoaineistot ja tietojärjestelmät.
- esimerkinomaisia hakutekijöitä, joiden avulla tietoa voi hakea tietojärjestelmistä.
Julkisuuslain (621/1999) 13 §:n mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Lisäksi viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Kymenlaakson hyvinvointialueen toiminnassa syntyvien tietovarantojen (hallinnon ja johtamisen tietovaranto, henkilöstöhallinnon tietovaranto, taloushallinnon tietovaranto, sosiaalihuollon tietovaranto, terveydenhuollon tietovaranto, pelastustoimen tietovaranto) henkilötietojen käsittely on kuvattu rekisteröidyn informoinnin asiakirjoissa.
Kymenlaakson hyvinvointialueen asiarekisteri ja tietovarannot
Asiarekisteri
Asiarekisteri sisältää tiedot tiedonhallintayksikössä vireille tulleista asioista, niissä tehdyistä toimenpiteistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiankäsittelyyn liittyviä tietoja voi tallentua myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin.
Hallinnon asiarekisteriin kuuluvat julkiset pöytäkirjat ja päätökset ovat luettavissa verkossa Päätöksentekoasiakirjat-sivulla.
Asiarekisterin keskeiset tietojärjestelmät
Tweb-asiahallintajärjestelmä, paperiarkisto
Esimerkkejä hakutekijöistä
Organisaation nimi, henkilön nimi, vireilletuloaika, aihe tai muu asiahakusana (esimerkiksi asiarekisterissä asian tai asiakirjan otsikointitieto), asian käsittelyvaiheet.
Hallinnon ja johtamisen tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus
Hallinnollinen päätöksenteko ja sidonnaisuusrekisteri, sopimusten hallinta, hankinnat, organisaation johtaminen sekä organisaation toiminnan järjestäminen, seuranta ja tukeminen.
Tietoaineistot
Hallinnon tietovaranto muodostuu päätöksenteon, sopimushallinnan, hankintaan liittyvän toiminnan, luottamushenkilötyöskentelyn (toimielimet), organisaation johtamisen sekä toiminnan tukipalveluiden tietoaineistoista. Tietovarantoon kuuluu myös organisaation toiminnan laatuun, asiakasviestintään, asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn ja turvallisuuteen liittyvät tietoaineistot, käyttölokirekisteri. Tyypillisiä asiakirjoja ovat sopimukset, tarjoukset, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset sekä erilaiset toimintaohjeet, muistutukset, kantelut ja valitukset.
Keskeiset tietojärjestelmät
Tweb, Haipro, Valmu, Cloudia, QRadar, TietoEvry lokituspalvelut, myös paperiarkistoa.
Esimerkkejä hakutekijöistä
Asiatunnus, asian nimike, henkilötunnus, henkilön nimi, toimielimen nimi, sopimuskumppani, sopimusnumero.
Henkilöstöhallinnon tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus
Henkilöstöhallinnon ohjaus, palvelussuhteeseen ottaminen, palvelussuhteen hallinta ja työnantajavelvoitteiden hoitaminen.
Tietoaineistot
Henkilöstöhallinnon tietovaranto muodostuu rekrytoinnin tietoaineisoista, henkilöstön palvelussuhdetiedoista ja työnantajavelvoitteista muodostuvista tietoaineistoista. Tietovarantoon tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi rekrytointiin, palvelussuhdeasioihin, osaamisen kehittämiseen, työhyvinvoinnin edistämiseen sekä palkan, palkkioiden ja korvausten maksamiseen liittyvät tiedot.
Keskeiset tietojärjestelmät
SAP HR, Flexim, KuntaRekry, Jobilla, Pinja, FaSu.
Esimerkkejä hakutekijöistä
Henkilön nimi, henkilötunnus, henkilönumero, viranhaltija, asian nimike.
Taloushallinnon tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus
Talouden suunnittelu ja seuranta, kirjanpito- ja maksuliikenne, asiakas- ja potilasturvallisuus, turvallisuus ja riskienhallinta, ohjaus ja valvonta.
Tietoaineistot
Taloushallinnon tietovaranto muodostuu taloussuunnittelun, kirjanpidon ja tilinpäätöksen laadinnan sekä hankintojen ja omaisuuden hallinnan tietoaineistoista. Ohjaukseen ja valvontaan liittyvät asiakirjat. Asiakas- ja potilasturvallisuusilmoitukset, turvallisuuteen ja riskienhallintaan liittyvät asiakirjat kuten valmiussuunnitelmat.
Keskeiset tietojärjestelmät
SAPFior, SAPHana ZMONITOR, TerveysLifecare, HaiPro, Qreform digilaitesovellus.
Esimerkkejä hakutekijöistä
Asian nimike, asianumero, henkilön nimi, kunta, laskun tunnistetiedot, tositenumero, kustannuspaikka.
Sosiaalihuollon tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon asiakkaan lakisääteisten palvelutehtävien järjestäminen, suunnittelu, toteutus, tilastointi ja raportointi. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietoaineistot
Sosiaalihuollon tietovaranto muodostuu sosiaalihuollon hallinnon, perheoikeudellisten palveluiden, lasten, nuorten ja perheiden palveluiden, lastensuojelun, kotipalveluiden, aikuisten sosiaalipalveluiden, vammaishuoltopalveluiden, ikääntyneiden sosiaalipalveluiden, päihdepalveluiden tietoaineistoista.
Keskeiset tietojärjestelmät
SosiaaliLifecare, Kelmu, PSOP, Hilkka, Tweb (sosiaalihuollon hallinnon osalta), asiointialusta, Hyvis, myös paperiarkistoa.
Esimerkkejä hakutekijöistä
Asiakkaan nimi, asiakkaan henkilötunnus, päätösnumero, asianumero.
Terveydenhuollon tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus
Tietoja käytetään potilaan hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, hoidon laadun varmistamiseen, toiminnan tilastointiin, laskutukseen ja erillisellä luvalla opetukseen ja tieteelliseen tutkimukseen. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietoaineistot
Terveydenhuollon tietovaranto sisältää terveydenhuollon ja sairaanhoidon palvelujen tuottamiseen liittyvät tietokokonaisuudet. Pääasiassa tietovarannon asiakirjat ovat sähköisiä potilastietoja mukaan lukien laboratorio ja kuvantamisen tietoja sekä myös paperi- ja filmimuotoisista potilasasiakirjoja. Potilasrekisteriin kuuluvat myös muista terveydenhuollon toimintayksiköistä saadut hoidon kannalta välttämättömät tiedot.
Keskeiset tietojärjestelmät
TerveysLifecare potilastietojärjestelmä, terveydenhuollon erillisjärjestelmät mm. diagnostiset järjestelmät, lääkinnälliset laitteet, PSOP, asiointialusta, Hyvis, Tweb (potilashallinnollisten päätösten osalta) Omaolo ja Omavointi.
Esimerkkejä hakutekijöistä
Potilaan henkilötunnus ja nimi, yksilöivä potilasnumero, asianumero, asian nimeke.
Tietoaineistojen saatavuus teknisen rajapinnan avulla:
Terveydenhuollon potilastiedot ovat luettavissa potilastiedon arkistossa, josta täysi-ikäiset potilaat pääsevät niitä itse katsomaan Omakanta(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)-palvelun kautta.
Pelastustoimen tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus
Pelastustoimen tietovarannon tietoja käytetään onnettomuuksien ehkäisyyn, sammutus- ja pelastustoimintaan, varautumiseen ja ensihoidon järjestämiseen.
Tietoaineistot
Pelastustoimen tietovaranto sisältää tietoa esimerkiksi palvelutasopäätöksistä, varautumissuunnitelmista, turvallisuusviestinnästä, lausunnoista, palotarkastuksista ja muista valvontaa koskevista tiedoista. Ensihoidon potilastiedot ovat osa terveydenhuollon tietovarantoa.
Keskeiset tietojärjestelmät
Johtamisen järjestelmät, palotarkastusjärjestelmä, tilannekuvajärjestelmät, hälyttämisjärjestelmät, asianhallintajärjestelmä.
Esimerkkejä hakutekijöistä
Rakennustunnus, kohteen osoite, asianumero, asian nimeke.