Asiakirjajulkisuuskuvaus

Kymenlaakson sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä, Kymsote, on tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti. Asiakirjajulkisuuskuvaus on lain edellyttämä kuvaus tiedonhallintayksikön hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Asiakirjajulkisuuskuvaus avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä, ja antaa yleiskuvan Kymsoten henkilörekisterien ja palveluiden tiedonhallinnasta.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvataan tietovarannon tai asiarekisterin käyttötarkoitus, keskeiset tietoaineistot ja tietojärjestelmät sekä esimerkinomaisia hakutekijöitä, joiden avulla tietoa voi hakea tietojärjestelmistä. Julkisuuslain (621/1999) 13 §:n mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Lisäksi viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Kymsoten toiminnassa syntyvien tietovarantojen (hallinnon ja johtamisen tietovaranto, henkilöstöhallinnon tietovaranto, taloushallinnon tietovaranto, sosiaalihuollon tietovaranto, terveydenhuollon tietovaranto) henkilötietojen käsittely on kuvattu rekisteröidyn informointi -asiakirjoissa.

Kymsoten henkilörekisterien tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevat asiat löytyvät kootusti kuntayhtymän tietosuojasivulta.

Tietopyynnöt

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen julkisuuslaki (621/1999, 8§). Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaa pyyntöä ei tarvitse perustella ja sen voi tehdä anonyymisti. Jos tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava myös tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytesi.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen edellyttää erityistoimenpiteitä, siitä voidaan julkisuuslain 34 §:n nojalla periä hinnaston mukainen maksu. Lisätietoja maksusta asiakirja- ja tietopalvelumaksusivulla.

Jos tietopyynnön mukaisia tietoja ei voida luovuttaa, viranomaisen on aina perusteltava kieltäytyminen tiedon antamisesta ja kerrottava se lainkohta, jonka perusteella tieto on salassa pidettävä tai ei-julkinen. Pyynnön esittäjälle on tarvittaessa annettava kieltäytymisestä valituskelpoinen päätös.

Kymsotea koskevat pyynnöt osoitetaan Kymsoten kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen viivytyksettä käsittelyyn oikealle taholle.

Pyynnöt lähetetään osoitteeseen Kirjaamo / Kymsote, Kotkantie 41 D 9 48210 Kotka kirjallisena, joko vapaamuotoisella kirjeellä tai kyseistä tarkoitusta varten laadituilla lomakkeilla. Voit tehdä pyynnön myös Suomi.fi viestit -palvelun kautta tai käyttämällä Kymsoten eAsiointi –palvelua. Lomakkeet ja tarkemmat ohjeet tietopyyntöjen tekemiseen löytyvät sivulta. Voit myös lähettää täyttämäsi lomakkeet Kymsoten turvapostin kautta.

Yli 12-vuotiaalla alaikäisellä on oikeus pyytää itseään koskevat tiedot ja oikeus kieltää häntä koskevien tietojen antaminen huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalleen, jos hän ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan. Kymsote edellyttääkin, että 12-vuotiaat pyytävät omat tietonsa itse.

Tietopyyntöohjeet ja mallipohjat

Puolesta asiointi

Puolesta asiointi tarkoittaa asiointia toisen henkilön puolesta. Siihen oikeuttaa huoltajuus, valtuutus tai edunvalvontapäätös. Kymsoten puolesta asioinnin ohjeistus löytyy puolesta asioinnin sivuilta

Kymsoten asiarekisteri ja tietovarannot

Asiarekisteri

Asiarekisteri sisältää tiedot tiedonhallintayksikössä vireille tulleista asioista, niissä tehdyistä toimenpiteistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiankäsittelyyn liittyviä tietoja voi tallentua myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin.

Hallinnon asiarekisteriin kuuluvat julkiset pöytäkirjat ja päätökset ovat luettavissa kuntayhtymän asianahallintasivulta.

Keskeiset tietojärjestelmät: Tweb asianhallintajärjestelmä, myös paperiarkistoa

Esimerkkejä hakutekijöistä: Organisaation nimi, henkilön nimi, vireilletuloaika, aihe tai muu asiahakusana (esim. asiarekisterissä asian tai asiakirjan otsikointitieto) asian käsittelyvaiheet

Hallinnon ja johtamisen tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Hallinnollinen päätöksenteko ja sidonnaisuusrekisteri, sopimusten hallinta, hankinnat, organisaation johtaminen sekä organisaation toiminnan järjestäminen, seuranta ja tukeminen

Tietoaineistot: Hallinnon tietovaranto muodostuu päätöksenteon, sopimushallinnan, hankintaan liittyvän toiminnan, luottamushenkilötyöskentelyn (toimielimet), organisaation johtamisen sekä toiminnan tukipalveluiden tietoaineistoista. Tietovarantoon kuuluu myös organisaation toiminnan laatuun, asiakasviestintään, asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn ja turvallisuuteen liittyvät tietoaineistot, käyttölokirekisteri. Tyypillisiä asiakirjoja ovat sopimukset, tarjoukset, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset sekä erilaiset toimintaohjeet, muistutukset, kantelut ja valitukset.

Keskeiset tietojärjestelmät: Tweb, Haipro, Cloudia, QRadar, TietoEvry lokituspalvelut, myös paperiarkistoa

Esimerkkejä hakutekijöistä: asiatunnus, asian nimike, henkilötunnus, henkilön nimi, toimielimen nimi, sopimuskumppani, sopimusnumero

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Henkilöstöhallinnon ohjaus, palvelussuhteeseen ottaminen, palvelussuhteen hallinta ja työnantajavelvoitteiden hoitaminen

Tietoaineistot:

Henkilöstöhallinnon tietovaranto muodostuu rekrytoinnin tietoaineisoista, henkilöstön palvelussuhdetiedoista ja työnantajavelvoitteista muodostuvista tietoaineistoista. Tietovarantoon tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi rekrytointiin, palvelussuhdeasioihin, osaamisen kehittämiseen, työhyvinvoinnin edistämiseen sekä palkan, palkkioiden ja korvausten maksamiseen liittyvät tiedot.

Keskeiset tietojärjestelmät: SAP HR, Flexim, KuntaRekry, Jobilla, Pinja, FaSu

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, henkilötunnus, henkilönumero, viranhaltija, asian nimike

Taloushallinnon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta, kirjanpito- ja maksuliikenne, asiakas- ja potilasturvallisuus, turvallisuus ja riskienhallinta, ohjaus ja valvonta

Tietoaineistot: Taloushallinnon tietovaranto muodostuu taloussuunnittelun, kirjanpidon ja tilinpäätöksen laadinnan sekä hankintojen ja omaisuuden hallinnan tietoaineistoista. Ohjaukseen ja valvontaan liittyvät asiakirjat. Asiakas- ja potilasturvallisuusilmoitukset, turvallisuuteen ja riskienhallintaan liittyvät asiakirjat esim. valmiussuunnitelmat.

Keskeiset tietojärjestelmät: SAPFior, SAPHana ZMONITOR, terveysLC, HaiPro, Qreform digilaitesovellus

Esimerkkejä hakutekijöistä: asian nimike, asianumero, henkilön nimi, kunta, laskun tunnistetiedot, tositenumero, kustannuspaikka

Sosiaalihuollon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon asiakkaan lakisääteisten palvelutehtävien järjestäminen, suunnittelu, toteutus, tilastointi ja raportointi. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietoaineistot: Sosiaalihuollon tietovaranto muodostuu sosiaalihuollon hallinnon, perheoikeudellisten palveluiden, lasten, nuorten ja perheiden palveluiden, lastensuojelun, kotipalveluiden, aikuisten sosiaalipalveluiden, vammaishuoltopalveluiden, ikääntyneiden sosiaalipalveluiden, päihdepalveluiden tietoaineistoista.

Keskeiset tietojärjestelmät: SosiaaliLifecare, Kelmu, PSOP, Hilkka, Tweb (sosiaalihuollon hallinnon osalta), asiointialusta, Hyvis, myös paperiarkistoa

Esimerkkejä hakutekijöistä: asiakkaan nimi, asiakkaan henkilötunnus, päätösnumero, asianumero

Terveydenhuollon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Tietoja käytetään potilaan hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, hoidon laadun varmistamiseen, toiminnan tilastointiin, laskutukseen ja erillisellä luvalla opetukseen ja tieteelliseen tutkimukseen. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietoaineistot: Terveydenhuollon tietovaranto sisältää terveydenhuollon ja sairaanhoidon palvelujen tuottamiseen liittyvät tietokokonaisuudet. Pääasiassa tietovarannon asiakirjat ovat sähköisiä potilastietoja mukaan lukien laboratorion ja kuvantamisen tietoja sekä myös paperi- ja filmimuotoisista potilasasiakirjoja.  Potilasrekisteriin kuuluvat myös muista terveydenhuollon toimintayksiköistä saadut hoidon kannalta välttämättömät tiedot.

Keskeiset tietojärjestelmät: TerveysLifecare potilastietojärjestelmä, terveydenhuollon erillisjärjestelmät mm. diagnostiset järjestelmät, lääkinnälliset laitteet, PSOP, asiointialusta, Hyvis, Tweb (potilashallinnollisten päätösten osalta) Omaolo, Omavointi

Esimerkkejä hakutekijöistä: potilaan henkilötunnus ja nimi, yksilöivä potilasnumero, asianumero, asian nimeke

Tietoaineistojen saatavuus teknisen rajapinnan avulla:

Terveydenhuollon potilastiedot ovat luettavissa potilastiedon arkistossa, josta täysi-ikäiset potilaat pääsevät niitä itse katsomaan OmaKanta-palvelun kautta.

Aiheeseen liittyvät palvelut

Tietopyynnöt

Tietosuoja