Hyppää sivun sisältöön Hyppää sivuston valikkoon

Asiakkaana sosiaalihuollon palveluissa

Asiakastietosi tallennetaan asiakasrekisteriimme. Asiakastietosi ovat salassa pidettäviä. Henkilötietojen käsittelystä Osallisuuden palveluissa vastaa sosiaalityön palvelujohtaja Anu Salonen.

Tällä sivulla kerromme tarkemmin:

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja
2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme
3. Kuinka kauan tietoja säilytetään
4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on
5. Ketkä vastaanottavat tietojasi
6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
7. Miten suojaamme henkilötietoja
8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon asiakkaan lakisääteisten palvelutehtävien järjestäminen (Tietoa Kymsotesta), suunnittelu, kehittämis- ja innovaatio, tiedolla johtaminen, toteutus, tilastointi ja raportointi. Rekisterin tietoja käsitellään sosiaalihuollon henkilötietojen käsittelyä ohjaavien lakien mukaisesti.

Keskeinen lainsäädäntö:

- Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
- Sosiaalihuoltolaki 
- Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja Tietosuojalaki
- Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 
- Lastensuojelulaki
- Terveydenhuoltolaki  
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista  
- Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 
- Kansanterveyslaki 
- Arkistolaki  
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 

2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö / omainen / huoltaja). Sosiaalihuoltoon vireille tulleiden asioiden tiedot (hakemukset ja yhteydenotot sekä niiden käsittelytiedot).Palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot (palvelutarpeen arvioinnit), palvelujen suunnittelua koskevat tiedot (asiakas- ja palvelusuunnitelmat), palvelujen järjestämistä koskevat tiedot (päätökset, maksusitoumukset, lausunnot, lähetteet, virka-apupyynnöt), palvelujen toteuttamista koskevat tiedot (toteuttamissuunnitelmat), asiakaskertomusmerkinnät sekä muut asiakasprosesseissa syntyvät asiakirjat.

Tietoja saamme sinulta (asiakas), yhteyshenkilöltäsi, omaiseltasi tai edunvalvojaltasi, Väestörekisterikeskukselta, Kymsoten oman toiminnan palveluiden kautta sekä viranomaisilta.

Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevina tietoina käsitellään sosiaalihuollon tarvetta koskevia tietoja. Käsittely on luvallista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 h-kohdan perusteella, jonka mukaan tietojen käsittely on luvallista silloin, kun se on tarpeen terveys- tai sosiaalihuollossa. 

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki ne tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kymsote on tehnyt sopimuksen palveluiden tuottamisesta,myös palvelusetelillä tuotettujen palveluiden tiedot. Kymsote toimii näiden palveluiden rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään

Säilytysajat pääpiirteittäin:

- asiakasasiakirjat: 30 v. palvelun päättymisestä tai 12 v. asiakkaan kuolemasta (ennen 1.4.2015 kertyneet asiakasasiakirjat: 25 v.)

- valtakunnalliseen sosiaali- tai terveydenhuollon asiakastietovarantoon siirretyt ja tallennetut tietoaineistot: pysyvästi tositteita lukuun ottamatta

      - 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden asiakasasiakirjat: pysyvästi

- potilasasiakirjat: pääsääntöisesti 120 v. potilaan syntymästä tai 12 v. potilaan kuolemasta (ennen 1.5.1999 kertyneet tai ennen 1.5.1999 menehtyneitä potilaita koskevat potilasasiakirjat: pääsääntöisesti 100 v. syntymästä tai 20 v. kuolemasta)

      -18. ja 28. päivänä syntyneiden potilasasiakirjat: pysyvästi

Kymsotella on arkisto- ja tiedonohjaussuunnitelma.

 

Säilytysajat määritellään lakiperusteisesti huomioiden mm. arkistolaki, sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista sekä laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on potilas- ja asiakastietoihisi (henkilötieto) liittyen. Löydät tietoa myös Tietosuojavaltuutetun sivuilta

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän henkilöllisyys.

Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan

- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöihin (Ks. 8 Keneltä voit kysyä lisätietoja)

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Kymsotessa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina potilas- ja asiakasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti toimipisteessä, jossa asioit tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi:

1. Henkilökohtaisesti paikan päällä
Jos haluat tarkastaa tietosi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä ammattihenkilön läsnä ollessa, ota yhteyttä sinua viimeksi hoitaneeseen yksikköön.

2. Toimittamalla 

- valmiin lomakkeen, tai vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt tiedot (esimerkiksi: sosiaalihuollon palvelu / hoidon aihe / asiointipaikka / ajanjakso), postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

- tai omien potilasasiakirjojen tilauslomake löytyy myös sähköisestä asiointipalvelusta

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Rekisterinpitäjä voi rajoittaa tarkastusoikeuttasi sellaisten sinusta kerättyjen tietojen osalta joiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa terveydellesi tai hoidollesi tai sinun tai jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että niiden antamista rajoitetaan, saat muut tiedot. Rekisterinpitäjän tulee antaa tarkastusoikeutesi rajoittamisen syy kirjallisesti.    

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit esittää pyyntösi 

- toimittamalla määrämuotoisen tai vapaamuotoisen kirjallisen, pyynnön Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanatarkasti.

- Asiakkaan vaatiessa potilas- tai asiakasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioidaan onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon tai asian hoidon kannalta tarpeellisia.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt kieltäytymiseen.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Henkilötietojesi käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi:

- Jos kiistät sinusta kerättyjen henkilötietojen paikkansapitävyyden tulee henkilötietojesi käsittelyä rajoittaa näiden tietojen osalta ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

- Henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Et siis voi vaatia kaikkia potilas- tai asiakastietojasi kokonaan poistettavaksi. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilötietojesi käsittely perustuu laissa määriteltyjen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antamiseen sinulle, kun olet Kymsoten asiakkaana. Kun henkilötietoja käsitellään laissa säädetyn tehtävän toteuttamiseksi, et voi vaatia tietoja siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Mikäli siirryt toisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan asiakkaaksi, on tällä organisaatiolla laissa määritelty oikeus suostumuksellasi saada sinusta Kymsotessa kerättyjä tietoja palvelusi toteuttamiseksi.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelyä koskevasta tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.  Ilmoitamme tällaisesta tietoturvaloukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle 

Sinulla on oikeus saattaa asiasi tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä mielestäsi rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

- Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

- Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi): Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

Oikeus potilas- ja asiakasrekisterin käyttölokitietoihin

Sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Oikeus näihin ns. käyttö- ja luovutuslokitietoihin on henkilökohtainen. 

Mikäli haluat saada käyttö- ja luovutuslokitietosi sinua koskevien sosiaalihuollon ja / tai terveydenhuollon tietojen käsittelystä, tulee sinun tehdä pyyntö 

sähköisen asioinnin kautta

- lähettää määrämuotoinen tai vapaamuotoinen pyyntö Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi

Asiakasasiakirjoihisi sisältyvät tiedot ovat aina salassa pidettäviä ja henkilökunnallamme on vaitiolovelvollisuus. Pääsääntöisesti luovutamme henkilötietoja luovutukseen velvoittavan lainsäädännön perusteella toiselle viranomaiselle tai asiakkaan suostumuksella. 

Tietojen luovutusta pyytävän viranomaisen on ilmoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. 

Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan mm. valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. 

Alaikäisenä voit painavasta syystä kieltää antamasta itseäsi koskevia tietoja huoltajallesi tai muulle lailliselle edustajallesi. Lääkäri tai muu ammattihenkilö arvioi kykysi päättää asiasta.

Jos alaikäisenä olet yhdessä huoltajasi tai muun laillinen edustajasi kanssa asiakkaana sosiaalihuollon palvelussa, huoltajallasi tai muulla laillisella edustajallasi voi olla oikeus saada tietojasi. Tietojen saamisesta säädetään laissa.

6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Pääsääntöisesti rekisteritietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisteritietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain, jos vastaanottavan maan on komission päätöksellä katsottu varmistavan riittävän tietosuojatason tai että siirto toteutetaan yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) mainittuja asianmukaisia suojatoimia soveltaen.

7. Miten suojaamme henkilötietoja

Henkilötietojen käsitteleminen ja kerääminen perustuvat sinun ja asiaasi hoitavan henkilökunnan väliseen asiakassuhteeseen. Henkilötietojen käsittelyä valvotaan käyttölokitietojen avulla.

Kymsote haluaa sisällyttää tietosuojaperiaatteet ja -vaatimukset jo aikaisessa vaiheessa osaksi henkilötietojen käsittelyä ja näin toteuttaa sisäänrakennettua ja oletusarvoista tietosuojaa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietosuojaohjeistuksilla. 

Tietoturvan osalta meitä ohjaavat periaatteet määritellään lainsäädännössä. Kymsoten toimintaa ohjaavat säännöt ja periaatteet löydät verkkosivuiltamme.

Suojaamme henkilötietoja myös sopimuksin. Hankkiessamme palveluja joissa henkilötietoja käsitellään Kymsoten puolesta, kirjaamme käsittelyä koskevat tietosuojavaatimukset sopimukseen.

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

Sosiaalityön palvelujohtaja Anu Salonen, p. 020 633 4300 

Tietosuojavastaava, tietosuoja(a)kymsote.fi 

Lisätietoa

Tietosuoja