Hyppää sivun sisältöön Hyppää sivuston valikkoon

Asiakkaana Kymsote.fi-sivuston chat-palvelussa

Tietoa rekisteröidylle henkilötietojen käsittelystä

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja

Sosiaali- ja terveydenhuollon lakisääteisiin tehtäviin kuuluu neuvonnan ja ohjeistuksen antaminen.

Kymsoten asiakaspalvelun Internet-sivujen kirjallisen sisällön lisäksi asiakkaiden käytettävissä on Chat - palvelu, joka toteutetaan virtuaaliassistentin (chatbot) tai ammattilaisen kanssa käytävänä viestintänä.

Asiakaspalvelun tekoälyohjattu virtuaaliassistentti palvelu sekä ammattilaisen kanssa käytävä chat - viestintä keräävät tietoa palvelun kehittämiseksi virtuaaliassistentin tekoälyn tietämyskantaan.

2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme

Ammattilaisen kanssa käytävästä Chat-keskustelusta tallennetaan seuraavat tiedot:

- Keskustelun aloitus- ja lopetusaika

- Asiakkaan ilmoittama nimimerkki tai muut tiedot

- Kymsoten ammattilaisen nimi

- Chat - viestinnän sisältö

Virtuaaliassistentin (chatbot) kanssa käytävästä keskustelusta tallennetaan seuraavat tiedot:

- Keskustelun ajankohta

- Chat - viestinnän sisältö

- Chat - palvelun tietosisältö on koottu kaikille tarjolla olevista julkisista lähteistä, esimerkiksi Kymsoten www-sivuilta. Palvelussa ei käsitellä asiakkaan sosiaali- tai terveydenhuollon tietoja.

Palvelun käyttö ei edellytä asiakkaalta tunnistautumista eikä palvelu tallenna sinne syötettyä henkilötunnusta tai syntymäaikaa vaan tällainen tieto poistetaan automaattisesti. Chat-palvelun käytöstä on asiakasohje [https://www.kymsote.fi/fi/Palvelut/Asioi-Kymsotessa/S%C3%A4hk%C3%B6inen-asiointi/p/sahkoinen-asiointi].

Palvelun avautuessa chat ikkunassa näytetään erillinen tietosuojalauseke, jossa muistutetaan tiedoista joita ei tule kirjoittaa chatiin.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään

Chat-tallenteita säilytetään enintään 2 vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan.

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on potilas- ja asiakastietoihisi (henkilötieto) liittyen. Löydät tietoa myös Tietosuojavaltuutetun sivuilta.

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän henkilöllisyys.

Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan:

- saada pääsy tietoihin - oikaista tietoja - poistaa tiedot - rajoittaa tietojen käsittelyä - siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten.

Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöihin (Ks. 8. Keneltä voit kysyä lisätietoja)

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Kymsotessa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina potilas- ja asiakasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.

Sinun tulee esittää pyyntösi henkilökohtaisesti toimipisteessä, jossa asioit tai omakätisesti allekirjoitetulla tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Voit siis vaihtoehtoisesti esittää pyyntösi:

1. Henkilökohtaisesti paikan päällä Jos haluat tarkastaa tietosi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä ammattihenkilön läsnä ollessa, ota yhteyttä sinua viimeksi hoitaneeseen yksikköön.

2. Toimittamalla valmiin lomakkeen, tai vapaamuotoisen, allekirjoitetun pyynnön, jossa mainitset: nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja halutut, yksilöidyt tiedot (esimerkiksi: sosiaalihuollon palvelu / hoidon aihe / asiointipaikka / ajanjakso), postitse Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka - tai omien potilasasiakirjojen tilauslomake löytyy myös sähköisestä asiointipalvelusta

Oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi

Rekisterinpitäjä voi rajoittaa tarkastusoikeuttasi sellaisten sinusta kerättyjen tietojen osalta joiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa terveydellesi tai hoidollesi tai sinun tai jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että niiden antamista rajoitetaan, saat muut tiedot. Rekisterinpitäjän tulee antaa tarkastusoikeutesi rajoittamisen syy kirjallisesti.

Oikeus tiedon oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Mikäli koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit esittää pyyntösi toimittamalla määrämuotoisen tai vapaamuotoisen kirjallisen, pyynnön Kymsoten kirjaamoon, Kotkantie 41, 48210 Kotka, jossa sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Korvaava, poistettava tai täydennettävä teksti on kuvattava sanatarkasti.

Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt kieltäytymiseen.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Henkilötietojesi käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi:

- Jos kiistät sinusta kerättyjen henkilötietojen paikkansapitävyyden, tulee henkilötietojesi käsittelyä rajoittaa näiden tietojen osalta ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

- Henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.

Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Et siis voi vaatia kaikkia potilas- tai asiakastietojasi kokonaan poistettavaksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilötietojesi käsittely perustuu laissa määriteltyjen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antamiseen sinulle, kun olet Kymsoten asiakkaana. Kun henkilötietoja käsitellään laissa säädetyn tehtävän toteuttamiseksi, et voi vaatia tietoja siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

Mikäli siirryt toisen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan asiakkaaksi, on tällä organisaatiolla laissa määritelty oikeus suostumuksellasi saada sinusta Kymsotessa kerättyjä tietoja palvelusi toteuttamiseksi.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelyä koskevasta tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi. Ilmoitamme tällaisesta tietoturvaloukkauksesta sinulle viipymättä.

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa asiasi tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä mielestäsi rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.

Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia:

- Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

- Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi): Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi

Kymsoten asiakaspalvelun chat-palvelussa tallentuvaa tietoa käyttävät virtuaaliasistentti ja chat - järjestelmän tuottajat ja kehittäjät (mukaan lukien mahdolliset neuvonta ja opastuspalvelua tuottavat alihankkijat), sekä Kymsoten neuvonta ja opastuspalvelusta vastaavat esimiehet.

6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Miten suojaamme henkilötietoja

Virtuaaliassistentti ja chat - järjestelmään tallentuva henkilötieto (nimi, nimimerkki, keskustelun sisältö) suojataan järjestelmän toimittajan, ylläpitäjän ja Kymsoten välisin sopimuksin ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja

vs. johtajaylilääkäri Marja-Liisa Mäntymaa, 020 633 2003

Tietosuojavastaava, tietosuoja(a)kymsote.fi

Lisätietoa

Tietosuoja